Privacybeleid

1 Wie is verantwoordelijk?

Baas Boven Baas VOF, gevestigd aan Achterdijk 11A, 5705 CB Helmond, KvK 42174338, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor de eigen website, verhuur, verkoop en klantadministratie. Neem voor privacyvragen contact op via info@baas-boven-baas.nl of 06 1474 6579.

Dit beleid heeft betrekking op de website en diensten van Baas Boven Baas. Op 12 oktober 2026 zijn Google Analytics, de Meta-pixel en een nieuwsbriefdienst in deze websiteversie nog niet gekoppeld. Het hieronder beschreven gebruik daarvan is gepland. Voor activering publiceren wij de gekozen dienst, instellingen en concrete bewaartermijnen in dit beleid en het cookiebeleid.

2 Welke gegevens verwerken wij en waarom?

Contact en aanvragen: naam, telefoonnummer, e-mailadres, bedrijfsnaam, adres, werklocatie en de inhoud van uw aanvraag of correspondentie. Wij gebruiken deze gegevens om vragen te beantwoorden, offertes te maken en verhuur of verkoop voor te bereiden. Bij uw eigen aanvraag is de grondslag het nemen van stappen op uw verzoek vóór een overeenkomst. Bij een zakelijke contactpersoon is ons gerechtvaardigd belang het onderhouden van zakelijke contacten.

Huur en verkoop: klant- en contactgegevens, relevante KvK- en btw-gegevens, gekozen materieel, huurperiode, leveradres, tarieven, klantkorting, borg, betalingen, facturen, retourgegevens, uitgiftecontroles en eventuele schadegegevens. Wij gebruiken deze informatie voor uitvoering van de overeenkomst, administratie en afhandeling van klachten of schade. Voor de fiscale administratie geldt een wettelijke verplichting. Voor noodzakelijke bewijsvoering en invordering geldt ons gerechtvaardigd belang om onze rechten te beschermen, na afweging van uw belangen.

Klantaccounts: naam, e-mailadres, een beveiligd opgeslagen wachtwoord, koppeling aan uw klantdossier, persoonlijke verhuurkorting en uw aanvragen. Wij gebruiken deze gegevens voor toegang tot het account en de gevraagde dienstverlening. Baas Boven Baas stelt de persoonlijke korting en omzetgrenzen vast. De website berekent de omzetkorting automatisch uit betaalde, afgeronde netto materieelhuur over de afgelopen twaalf maanden. De huur-einddatum bepaalt de meetperiode. De hoogste van de persoonlijke korting en omzetkorting geldt voor nieuwe boekingen. U kunt contact opnemen voor een menselijke controle van uw korting.

Veiligheid: onze hosting en accountvoorziening kunnen IP-adres, technische verzoekgegevens, inlogpogingen en relevante beheeracties vastleggen om misbruik te voorkomen en problemen te onderzoeken. Hiervoor geldt ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare dienstverlening. Wij beperken toegang en verwerking tot wat voor dat doel nodig is.

Verstrek geen BSN, volledige kopie van een identiteitsbewijs of medische gegevens via vrije tekstvelden. Als voor een bepaalde huur identiteits- of rijbewijscontrole nodig is, bespreken wij vooraf welke controle nodig en toegestaan is. Wij vragen niet standaard om een volledige kopie.

3 Nieuwsbrief en reclame - gepland

Wij willen een nieuwsbrief aanbieden. Hiervoor gebruiken wij uw e-mailadres en eventueel uw naam op basis van uw afzonderlijke toestemming. Aanmelding is vrijwillig en wordt niet vooraf aangevinkt. Een account aanmaken of huren betekent niet dat u automatisch voor de nieuwsbrief wordt aangemeld.

Zodra de nieuwsbrief actief is, staat in ieder bericht een eenvoudige, gratis afmeldmogelijkheid. Wij stoppen na afmelding met de nieuwsbrief. Berichten die nodig zijn voor uw huur, bestelling of account kunnen wij nog wel sturen. Wij verkopen uw gegevens niet aan adverteerders. De nieuwsbriefleverancier is nog niet gekozen; er is in deze websiteversie nog geen nieuwsbriefregistratie of verzending actief.

4 Google Analytics en Meta-pixel - gepland

Met Google Analytics willen wij inzicht krijgen in websitegebruik, zoals bezochte pagina’s, interacties, verwijzende websites en apparaatkenmerken. Met de Meta-pixel willen wij het resultaat van advertenties meten en, als u daarvoor kiest, doelgroepen voor relevante advertenties opbouwen. Daarbij kunnen onder meer online identificatoren, IP-adres, bezochte pagina’s en gebeurtenissen worden verwerkt en met Google respectievelijk Meta worden gedeeld.

Deze diensten worden pas gekoppeld nadat de precieze configuratie, betrokken leveranciers, bewaartermijnen en toepasselijke doorgiftewaarborgen zijn vastgesteld. Analytics en marketing krijgen afzonderlijke, standaard uitgeschakelde keuzes. Wij laden de betreffende scripts pas na uw keuze voor die categorie. Weigeren laat de verhuur- en accountfuncties beschikbaar. Alleen verder surfen geldt niet als toestemming.

In deze versie zijn beide diensten nog niet ingeschakeld en wordt via deze diensten nog geen websitegedrag doorgestuurd. Er is nog geen cookiekeuzescherm voor deze toekomstige diensten aangesloten. Bij activering komt er een blijvend bereikbare mogelijkheid om uw toestemming te wijzigen of in te trekken. Meer informatie staat in het cookiebeleid.

5 Met wie delen wij gegevens?

Alleen bevoegde medewerkers krijgen toegang voor hun werkzaamheden. Voor hosting en de nieuwe website gebruiken wij STRATO. Voor de facturatie gebruiken wij Rompslomp. Wij kunnen noodzakelijke gegevens delen met een transportdienst, accountant, verzekeraar of juridisch adviseur voor de betreffende levering, administratie, schade of rechtsvordering. Ook delen wij gegevens wanneer een wettelijke verplichting dit vereist.

Met dienstverleners die uitsluitend in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, maken wij de vereiste verwerkersafspraken. Andere ontvangers kunnen voor hun eigen verwerking zelfstandig verantwoordelijk zijn. Google, Meta en een nieuwsbriefleverancier ontvangen pas gegevens wanneer de betreffende dienst daadwerkelijk is gekoppeld en daarvoor een geldige grondslag bestaat.

De exacte contractpartij en de eventuele doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte hangen bij de geplande marketingdiensten af van de gekozen dienst en instellingen. Voor activering controleren wij dit en vullen wij het beleid aan. Doorgifte mag alleen met een geldige AVG-waarborg, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen met eventuele aanvullende maatregelen. U kunt informatie over de toepasselijke waarborgen bij ons opvragen.

6 Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. Bij een aanvraag die niet tot een overeenkomst leidt, bepalen wij de termijn aan de hand van de voortgang van het contact, de geldigheid van de offerte en een eventuele klacht. Zodra afhandeling en noodzakelijke bewijsvoering zijn afgerond, verwijderen of anonimiseren wij gegevens die niet voor een ander rechtmatig doel nodig zijn.

Accountgegevens worden bewaard zolang het account voor uw dienstverlening nodig is. U kunt om sluiting en verwijdering vragen. Een wettelijke bewaarplicht voor facturen of een nog lopend huur-, schade- of betalingsdossier kan betekenen dat bepaalde gegevens afzonderlijk moeten blijven bestaan. Sluiting van een account betekent dus niet dat alle administratie direct kan worden verwijderd.

Fiscale basisgegevens, waaronder de in- en verkoopadministratie, bewaren wij in beginsel zeven jaar volgens de fiscale bewaarplicht. Bij gegevens waarvoor een andere wettelijke termijn geldt, volgen wij die termijn. Correspondentie en schadegegevens blijven alleen langer bewaard wanneer een lopend geschil, verzekeringsdossier of rechtsvordering dit noodzakelijk maakt.

Voor beveiligingsgegevens geldt als criterium de periode die nodig is om misbruik te onderzoeken en tegen te gaan. Back-ups worden gebruikt voor herstel en moeten volgens een vastgestelde herstel- en verwijdercyclus worden vervangen. Verwijderde gegevens worden bij een herstel niet opnieuw voor gewone doeleinden in gebruik genomen. Bewijs van toekomstige nieuwsbrief-toestemming bewaren wij zolang dit nodig is om verzending te verantwoorden; na afmelding bewaren wij alleen noodzakelijke bewijs- en blokkadegegevens. Concrete marketing- en cookieperioden worden vóór activering gepubliceerd.

7 Uw rechten en beveiliging

U kunt ons vragen om inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens. U kunt in de wettelijk bepaalde gevallen vragen om beperking van verwerking of overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Tegen direct marketing kunt u altijd bezwaar maken. Toestemming kunt u intrekken; dit verandert niets aan de rechtmatigheid van de eerdere verwerking.

Stuur uw verzoek naar info@baas-boven-baas.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Wanneer een wettelijke verlenging nodig is, informeren wij u binnen die maand over de reden. Om gegevens aan de juiste persoon te verstrekken kunnen wij een passende identiteitscontrole vragen, zonder meer gegevens op te vragen dan nodig is. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

De accountvoorziening gebruikt wachtwoordhashes, afgeschermde sessies en toegangsrollen. Een live installatie hoort via HTTPS bereikbaar te zijn. Beveiliging, toegang, back-ups en tijdige updates vragen blijvend beheer. Deel uw wachtwoord niet. Voor vragen over de automatische prijsberekening kunt u om uitleg en een menselijke controle vragen via ons contactadres.

8 Cookies, lokale opslag en wijzigingen

Voor de website gebruiken wij functionele sessies en lokale browseropslag voor het winkelmandje en ingevulde klantgegevens. Dit is geen toestemming voor advertenties. U kunt lokale gegevens verwijderen via de opslaginstellingen van uw browser. Op een gedeelde computer adviseren wij na gebruik uit te loggen en opgeslagen klantgegevens te verwijderen. Het cookiebeleid beschrijft de huidige opslag en de nog niet actieve marketingdiensten.

Wij passen dit beleid aan bij veranderingen in diensten, gegevensgebruik of regelgeving. Voor een nieuw doel dat toestemming vereist, vragen wij die toestemming voordat wij daarvoor gegevens gaan verwerken. Versie: 12 oktober 2026.